כשרובנו קוראים מאמרים עם עצות ניהול של המנהלים הבכירים והמצליחים בעולם, או כשאתם נכנסים לקרוא כתבות של מומחי פרודוקטיביות אפשר תמיד להתרשם מהיעילות המדהימה שלהם, מהיכולת לנצל את הזמן בצורה אופטימלית ומהמשמעת העצמית שלהם.

בסופו של דבר, כדי להיות מאד יעיל בניצול הזמן, כפי שכל מדריך עשה זאת בעצמך לסופר-טולרים יאמר לכם, אתם צריכים להשתמש בכל הכלים הטכנולוגים והאישיותיים שעומדים לרשותנו, בכל סיטואציה וכל הזמן. הבון-טון של התרבות המערבית ואומת הסטארט אפ אומר שבעידן שאנחנו חיים אנחנו מצופים למקסם את היכולות שלנו ולנצל את הזמן שלנו. להיות ראשונים במירוץ. לא אכנס לשאלה בשביל מה זה באמת טוב, אבל מה לעשות שרובנו אנשים נורמלים שרק רוצים להספיק קצת יותר?

אל תנסו לשכפל את שיטות העבודה של אנשים אחרים
לא חסר מומחים לפרודוקטיביות שנותנים עצות טובות. חלקן כנראה טובות מאד. אבל כדאי לזכור שהאסטרטגיות שעזרו לאילון מאסק להגיע לאיפה שהוא נמצא לא בהכרח מתאימות לכם. לכל אחד מאיתנו יש סט שלם של הרגלים, העדפות, אישיות ונסיבות. בנוסף, הרבה פעמים כשאנחנו משנים משהו בחיים שלנו, לדוגמא מקבלים תפקיד חדש או עוברים דירה, הנסיבות משתנות ושיטות העבודה ששמענו עליהן בפודקאסט בדרך לעבודה כבר לא יכולות להתאים לנו.

לכן כדאי לזכור שגם אם אנחנו קוראים על כלי מדהים שעזר למישהו לנצל את הזמן בצורה מסויימת, כדאי שנמשיך לעבוד על הכלי הזה ולהתאים אותו לצריכים שלנו בכל זמן נתון. אם קראתם על Notion לדוגמא ואמרו לכם שזה יותר טוב מכל דבר אחר, שווה לכם לבדוק ולראות אם זה מתאים עבורכם. תזהו את נקודת החולשה של אסטרטגיות התמודדות של מישהו אחר ותראו אם יש דרך שאתם יכולים להתאים אותן לצרכים שלכם. השאלה המרכזית שצריכה להשאל, היא 'איך אני יכול להשתמש בכלי הזה כדי שיקל עלי ויגרום לי להיות יותר יעיל, ובמקביל יוריד לי את המאמץ, ההתלבטות או ההתנגדות הפנימית שלי?'. אם הכלי או השיטה לא עושים את זה, אז אין סיבה לאמץ אותם.

תזהו חוקים ושיטות שאימצתם שכבר לא משרתים אתכם באמת
אחד הדברים שמאפיינים בני אדם, הוא שאנחנו נוטים לאמץ הרגלים וכללים שאומרים לנו איך אנחנו אמורים להתנהל במצב מסויים, ואנחנו נוטים להמשיך לנהוג בצורה הזו בלי לחשוב. כשאתם קובעים לעצמכם כלל התנהגות כמו לדוגמא שהדבר הראשון שאתם עושים כשאתם באים לעבודה זה לפתוח את המייל וקוראים הודעות חדשות שהתקבלו. אבל מי אמר שזה הדבר הכי יעיל עבורכם במסגרת התפקיד שאתם אמורים לבצע? אולי הדבר הנכון הוא דווקא לבצע כמה מטלות קודם? כל כלל שקבעתם ואתם רגילים לעשות כבר זמן רב, הוא כלל שצריך לבחון אותו ולראות אם הוא באמת יעיל עבורכם. אם אתם מסוגלים לזרוק כללים שכבר לא תקפים, אז תוכלו להתקדם.
יתרה מכך, אם אתם אנשים שעובדים יעילות ופרודוקטיביות, בטח כבר יש לכם הרבה חוקים שכבר קבעתם לעצמכם אבל שכחתם לבדוק אם הם עדיין רלבנטים.

חוקים צריכים לעשות לכם את החיים פשוטים
חוקים טובים אמורים ליעל את החיים שלכם. להקל על קבלת החלטות. כלל אצבע אומר שבכל פעם שאתם מגיעים לנקודת החלטה, אתם לא צריכים באמת לחשוב ואתם יכולים להתקדם הלאה כי ברור מה צריכים לעשות. כללי אצבע נועדו בעצם לפשט את תהליך קבלת ההחלטות וכתוצאה להקל עליכם. לדוגמא 'אם המייל הזה מצריך תשובה קצרה של 30 שניות, והעברת המשימה הלאה הרי שעושים אותו מיידית', הוא חוק שיכול להתאים לאנשים רבים בזמן שחוק כמו 'אם המטלה מהממונה שלי דורשת ניתוח נתונים וכמה שיחות טלפון הרי שאני אעשה אותו בצהריים' הוא חוק שדורש בפני עצמו קריאה וניתוח נתונים ולכן התלבטות וקבלת החלטות מורכבת. לכן הוא חוק שמייצר חיכוך נוסף ולא מפשט את קבלת ההחלטות.

לא לכל דבר חייבת להיות סיבה
לפעמים השיטה והכלים מכניסים אותנו לתבניות בלתי אפשריות. לפעמים אתה פשוט רוצה לרדת למטה ולקנות לעצמך קרמבו, למרות שזה לא הדבר הכי פרודוקטיבי שאתה יכול לעשות. כל שיטה לפרודוקטיביות צריכה לכלול זמן לצרכים האישיים שלנו ומצד שני אם אנחנו כל הזמן עושים רק מה שמתחשק לנו, אנחנו צריכים לאמץ כללים טיפה יותר נוקשים.

אם אתם עכשיו עוסקים בשיפור ניצול הזמן שלכם, הרי שחשוב לא פחות לחשוב על מה אתם עושים עם הזמן שנוצר לכם. אולי מה שאתם צריכים זה לעשות מטלה חשובה שתמיד דחיתם? אולי מה שאתם צריכים לעשות זה דווקא לפנות לכם זמן לקרוא מאמרים חשובים. אמנם הרעיון בלהיות 'יותר פרודוקטיבים' הוא שתספיקו יותר, אבל תשאלו את עצמכם קודם מה בדיוק אתם רוצים להספיק.

תפתחו גוגל
באמת. יש לכם בעיה שאתם מרגישים שמעכבת אתכם או מסרבלת אתכם? תכנסו לגוגל או ליוטיוב ותחפשו שם פתרון. סיכוי גבוה שמישהו כבר נתקל בזה וטרח לכתוב מהנסיון שלו. אני לדוגמא נוטה לחפש בגוגל פתרונות לאיך משתמשים בפאורפוינט יותר טוב. אם אתם מחפשים תשובה לשאלה שמעסיקה אתכם ממש כרגע, הסיכוי שתקבלו הצעה לפתרון שתקדם אתכם מאד גבוה וזה גם מאד מאד פרודוקטיבי.

תעשו עכשיו משהו שאתם מתכננים לעשות כבר חודשים
בסופו של דבר, פרודוקטיביות משמעה לבצע את הדברים שאתם רוצים וצריכים לעשות. אם יש משהו שאתם מתכננים כבר חודשים לעשות אבל אף פעם לא מגיעים אליהם כי יש דברים דחופים יותר, יש שתי אפשרויות: או שאתם לא באמת צריכים את זה, או שאת לא מתעדפים נכון. לכן יכול להיות שאם תתחילו לעשות משהו חשוב מאד אבל לא דחוף פתאום תגלו שדברים מתחילים לזוז בכיוון הנכון ובעצם הפרודוקטיביות שלכם משתפרת. אני יודע שזה הפוך מכל התאוריות של הפרודוקטיביות, אבל אצל חלק גדול מאיתנו הזמן הולך על ביצוע מטלות קטנות פחות חשובות, ולא מגיעים לדברים החשובים של החיים.

בסוף, זה אף פעם לא נוח להרגיש שסיימתם את היום ולא עשיתם את מה שבאמת רציתם לעשות. אם תעשו היום רק דבר אחד כזה, תרגישו יותר טוב עם עצמכם ותתחילו את מחר יותר טוב מאתמול.