כולנו מרגישים לפעמים תקועים בעבודה, ובמיוחד אנשים בתפקידי ניהול שהמטלות שלהם לא מוגדרות במדוייק והם צריכים לתעדף אותן. רשימת המשימות הולכת ומתארכת, וכשאנחנו מרגישים בעומס יתר קשה לנו יותר לחשוב איך להתקדם.

למה זה קורה? כי כשאנחנו מרגישים מוצפים אנחנו נוטים להתנהל בצורה אוטומטית: או להלחם מול רשימת המטלות המתארכת, או להתעלם ממנה, או פשוט לנתק מגע. אף אחת מהשיטות הללו לא באמת מאפשרת לחשוב בצורה רגועה על מה שהייתם יכולים לעשות עם המטלות שלכם.

מה אתם כן יכולים לעשות?

להשתמש מחדש בדברים שכבר עשיתם

נניח שהחלטתם שאתם צריכים לכתוב קורות חיים מעודכנים לפרופיל שלכם בלינקדאין, כי 'הגיע הזמן' ותיכננתם לעשות את זה בסוף השבוע. במקום לשבת ולכתוב את קורות החיים מהתחלה, אתם יכולים להשתמש בקורות חיים ששלחתם לפני חודש לחברת השמה או לצורך פרסום מאמר שכתבתם ולהתאים אותם בקצרה. זה ידרוש מכם הרבה פחות משאבים מאשר לשבת מול המסך של לינקדאין ולחשוב מה הייתם רוצים לכתוב.

תנסו לשבת מול רשימת המטלות שלכם, לדוגמא הרצאה שאתם צריכים לתת ותחשבו איזו הרצאה קודמת שהיתה לכם יכולה להוות בסיס להרצאה הנוכחית, או שאולי פשוט אפשר לעשות את אותה הרצאה בשנית. זה נשמע פשוט והגיוני, אבל פעמים רבות אנחנו לא חושבים על פתרונות פשוטים כשאנחנו מוצפים.

תקבלו החלטה

הרבה פעמים אנחנו חושבים שאנחנו צריכים לאסוף עוד מידע או לחשוב עוד זמן כדי לקבל החלטה. האם לבטל את המנוי לחדר כושר שאתם לא מצליחים להגיע אליו? ההחלטות האלו לא באמת מורכבות אבל הם מבזבזות לנו משאבים ונשארות כמחשבה טורדנית שמציקה לנו שאנחנו צריכים לעשות משהו. בנוסף, הן יכולות לגרום לנו למצוקה אם מתווספת להן התחושה שהיינו כבר חייבים לקבל החלטה כלשהי.

הדרך לנהל את זה, היא לזהות החלטות או נקודות שלא באמת חשובות. אם אתם יודעים שאתם צריכים לעשות משהו, אז מתי בדיוק נעשה את זה לא ממש חשוב. פשוט תקבלו החלטה, במיוחד אם ניתן בעתיד להפוך את ההחלטה. תמיד אפשר להרשם מחדש למכון הכושר הקרוב.

תפתחו שיטה למשימות חדשות

משימות חדשות הן משימות שלא עשיתם בעבר או שאתם עושים באופן שוטף. הן שונות ממשימות שגרתיות שאתם עושים באופן שוטף בכך שהצורך בקבלת החלטות בזמן ביצוע משימות חדשות גבוה משמעותית יותר, ולכן דורש מאמץ רב יותר. אחת הדרכים לנהל את משימות חדשות היא לבנות שיטת עבודה יעודית. לדוגמא לרשום מראש על דף את השלבים של המשימה או דרכים לבצע אותה, כך שאתם רואים מול העיניים את כל התהליך. למשימות מורכבות יותר אפשר גם לרשום בהמשך הדף את כל הנקודות שבהן לדעתכם אתם יכולים לטעות או ליפול, ולהוסיף דרך אחת שבה תוכלו להתגבר על האתגר.

תזהו מתי זה מספיק טוב

לא מזמן ביקשו ממני להכין פורמט למצגת בתחום שאני עוסק בו, כדי שאנשים אחרים יוכלו להתלבש עליה, לשפר אותה ולהציג אותה במחוז שבו הם עובדים. מי שמכיר אותי יודע שאני אוהב שהמצגות שאני עושה נראות טוב ומשוייפות מבחינת התוכן והפרזנטציה. אני אוהב שהמצגות שלי מכילות גם טקסטים וגם תמונות מותאמות והתחלתי לחפש את התמונות שלדעתי יכולות להוות את הרקע המתאים אבל אחרי עשרים דקות הבנתי שאני לא אהיה בכלל זה שיציג את המצגות. אז יכולתי להמשיך לעבוד על המצגת כדי שתגיע לרמה שאני יכול לומר שהיא טובה מספיק לטעמי, אבל מצד שני הבנתי שהיא טובה מספיק בשביל להוות תשתית לכל האחרים להצגה.

כדאי להבין שלפעמים יש מטלות שהשקעה של זמן מוגבל וממוקד טובה מספיק. להשקיע עוד ועוד במטלה לא תמיד הופכת את התוצאה לטובה יותר. לפעמים אם חושבים יותר מדי על משהו, זה הופך אותו לפחות ברור. דווקא הגבלת זמן יכולה לגרום לנו למצוא פתרונות יצירתיים.

תחפשו תמיכה

כשאנחנו מרגישים שאנחנו לא לבד, אנחנו גם מרגישים פחות מוצפים. בעבודה יש כל מני אנשים שאנחנו נמצאים איתם בקשר עבודה. אתם יכולים גם להעזר באנשים שבעבר עבדתם איתם בצורה קרובה יותר (לדוגמא במחלקה אחרת) ולבקש את עזרתם. לא יקרה כלום אם הם יסרבו, אבל לרוב אנשים רוצים לעזור. גם עם העזרה היא קטנה ומגיעה בצורה של עצה טובה, זה יותר טוב מלהתמודד לבד עם מטלה.

גם אם אתם מרגישים מוצפים במטלות, אתם לא חסרי אונים. תנסו את השיטות שציינתי ואשמח אם תכתבו עוד שיטות מעשיות שאתם משתמשים בהן כדי להתגבר על מחסומים פסיכולוגים שמקשים עליכם להפחית את העומס.